Pourquoi réserver si tôt pour un mariage dans le sud ?

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Voici une des questions qui m'est fréquemment posée de la part des invités ou encore des futurs mariés.

Cet article mettra donc en lumière les principales raisons pour lesquelles il est très souvent souhaitable de réserver le forfait-voyage plusieurs mois avant le départ. Si vous êtes un invité, vous comprendrez donc un peu plus l'envers du décor et ce que vivent les futurs mariés pendant les mois qui précèdent l'événement. Si vous êtes le ou la futur(e) marié(e), ce texte vous aidera, je l'espère, à expliquer à vos invités les raisons pour lesquelles vous souhaitez qu'ils confirment leurs présences rapidement. 

Sachez tout d'abord qu'on peut distinguer trois types de réservation :

  • La réservation de la date et heure de la cérémonie (tâche dédiée aux futurs mariés) ;
  • La réservation du bloc de sièges et chambres (tâches effectuées par les futurs mariés pour bloquer les tarifs de groupe) ;
  • La réservation (avec dépôts) de chacun des invités (suite à la réception des invitations).


1) La réservation de la date et heure de la cérémonie (tâche dédiée aux futurs mariés)

Je vous invite à visionner la petite vidéo ci-bas qui vous donne quelques trucs pour bien choisir sa date et heure de cérémonie de mariage.  



Pourquoi est-il important de réservez-tôt à ce stade-ci ?

Il est souvent recommandé de réserver la date et heure du mariage le plus tôt possible et ce, pour plusieurs raisons. Les raisons principales sont :

  • S'assurer de pouvoir choisir la semaine de voyage qui les intéresse. Les futurs mariés qui font leurs choix à la dernière minute se voient parfois refuser le mariage faute de disponibilité à l'hôtel. Malheureusement, ils devront par conséquent changer leurs plans au niveau de la date du départ ; 
  • Pour obtenir une heure de cérémonie "agréable" tant au niveau de la chaleur qu'au niveau de l'intimité présente sur le lieu de la cérémonie. Il est aussi souhaitable de ne pas célébrer la cérémonie trop tôt dans la journée, ce qui pourrait créer une "cassure" dans l'événement puisque les invités auraient un trop long délai d'attente entre la cérémonie et le souper du mariage. Les mariés qui font leurs réservations de date et heure à la dernière minute se retrouvent très souvent avec des plages horaires en fin de matinée ou au tout début de l'après-midi. Lorsque la chaleur est à son apogée et que la plupart des voyageurs se retrouvent sur la plage, donc, souvent très près du lieu de cérémonie.
  • S'assurer que le juge soit disponible dans le cas des mariages légaux. Un mariage symbolique nécessite de vérifier la disponibilité auprès de l'équipe mariage de l'hôtel seulement. Toutefois, lors d'un mariage légal, il faut ainsi vérifier la disponibilité non seulement avec l'équipe mariage de l'hôtel, mais aussi avec le juge de la destination choisie.
  • S'assurer d'avoir une journée de cérémonie qui respecte les délais de présence sur place avant le mariage (lors d'un mariage légal). Effectivement, les lois de plusieurs pays exigent une présence sur place de 3 jours complets avant le mariage. Pour des mariages symboliques, ces exigences sont plus souples, mais l'équipe mariage de l'hôtel apprécie grandement avoir sur place les futurs mariés au moins deux jours avant le mariage pour pouvoir discuter ensemble des derniers préparatifs ; 
  • Pour avoir sa journée du mariage idéalement au tout milieu de la semaine. Ainsi, le stress que vivent les futurs mariés avant la journée du mariage s'estompera plus rapidement. Et on suggère fortement d'éviter de célébrer un mariage la veille du retour à la maison. Puisque les vols du retour se font souvent tôt en matinée. Certaines personnes peuvent ne pas être en forme pour prendre leur vol en raison d'un excès d'alcool, etc.


2) La réservation du bloc de sièges et chambres  

La réservation initiale du bloc de sièges d'avion et de chambres d'hôtel incombe aux futurs mariés, de concert avec leur conseiller en voyages. Ces derniers, après avoir longuement analysé les différentes options qui s'offrent à eux, feront le choix de la destination et de l'hôtel. Ils recevront par la suite les soumissions de tarif de groupe pour l'hôtel choisi. ou should be sharing your voice + expertise. All posts should be related to what you sell and help educate your ideal client and break down any barriers they have to working with you or purchasing your product. 
 

Pourquoi est-il important de réservez-tôt à ce stade-ci ?

  • Certains hôteliers (mais de plus en plus rares) exigent une preuve de la réservation du voyage avant de confirmer une date et heure de cérémonie à l'hôtel. Par conséquent, les futurs mariés se pressent de réserver le voyage pour s'assurer d'obtenir de bonnes disponibilités pour la journée et heure de la cérémonie. 
  • Dans la plupart des cas, les futurs mariés souhaitent, par respect, aviser rapidement leurs invités de la venue prochaine de leur mariage dans le sud. Et les invités aiment alors avoir tous les détails pour bien se préparer à cette aventure. Par conséquent, les invités aiment connaître la destination visée et surtout, le tarif. Pour pouvoir garantir le tarif de groupe (geler le prix) tout en laissant assez de temps aux invités de prendre leur décision, les futurs mariés doivent alors réserver officiellement un lot de sièges et chambres auprès de leur conseiller en voyages. Un dépôt est alors nécessaire pour ce faire. 


3) La réservation de chacun des invités (dépôt initial) 

Les invités ayant reçu une invitation pour assister à un mariage à destination se voient souvent offrir la possibilité de donner leur dépôt dans un délai de 90 jours (3 mois). Cela leur permet d'avoir amplement de temps pour analyser le projet, poser toutes les questions qu'ils ont en tête et surtout, d'amasser les sous pour faire le dépôt (le montant du dépôt varie selon le conseiller en voyages). 

Il est très souvent apprécié par les futurs mariés que les invités répondent rapidement advenant un refus de prendre part à l'événement. Ainsi, les futurs mariés peuvent évaluer plus rapidement l'ampleur de leur événement et les différents choix à faire qui sont souvent fortement en lien avec le nombre d'invités.

Pourquoi est-il important de réservez-tôt à ce stade-ci ?

À la lumière du point énuméré plus haut, les futurs mariés peuvent habituellement débuter plus sérieusement la planification de leur événement une fois le nombre d'invités confirmés. Très souvent, la coordonnatrice de mariage offrira plusieurs choix assez "vagues" aux futurs mariés lorsque ces derniers n'ont absolument aucune idée du nombre d'invités qui les accompagneront dans cette aventure. Elle leur offrira alors toutes les options possibles.

Ils auront ainsi de l'information quant au lieu de la cérémonie possible, le choix de restaurants disponibles, les options pour faire une fête privée après le souper du mariage, etc. Or, dans la grande majorité des cas, ils ne pourront pas fixer leurs choix tant qu'ils ne sauront pas combien de personnes se joignent à eux puisque les différents lieux de cérémonie, restaurants, terrasses extérieures, endroits privés pour faire la fête, exigent souvent le respect d'un nombre x de personnes. 

Une question de disponibilité : 

Vous connaissez la règle premier arrivé, premier servi ? Celle-ci est très souvent utilisée dans le domaine des mariages dans le sud. Par conséquent, les futurs mariés qui veulent s'assurer d'avoir tel gazebo mariage car ils ont eu un grand coup de coeur à le voir sur photos voudront réserver ce lieu de cérémonie le plus rapidement possible. Même chose pour le lieu du souper du mariage. Le choix sera souvent sur la base du premier arrivé, premier servi. Or, il est difficile de pouvoir faire ces choix sans connaître le nombre d'invités car ces lieux ont souvent un nombre maximal de personnes permises. 

Une question de budget :  

Il est aussi important de comprendre pour les invités que tous les choix que les futurs mariés devront faire impliquent souvent des coûts additionnels. Certains restaurants ont des frais "par personne" pour le souper du mariage. Même certains gazebos mariage plus prisés peuvent avoir des frais additionnels "par personne". Les futurs mariés pourraient devoir payer davantage pour obtenir un ou deux étages de plus sur le gâteau de mariage.... ou encore, devoir payer pour des chaises additionnelles pour la cérémonie.... Devoir débourser des montants supplémentaires pour avoir quelques bouteilles de champagne ou "cava" de plus pour s'assurer que tous les invités aient accès à ce cocktail festif.

Les futurs mariés ont alors, dans la plupart des cas, très hâte que la liste des invités soit confirmée pour pouvoir budgétiser l'événement plus rapidement.

Eh non... ce n'est pas toujours "tout inclus" dans un tout inclus. Surtout quand on parle de mariage !  

Oui, les mariés ont souvent très hâte de recevoir les réponses suivant l'envoi de leurs invitations. C'est normal ! Pour eux, le simple fait d'aller à la boîte aux lettres devient aussi excitant que la journée de Noël! Je m'en rappelle très bien pour l'avoir vécu personnellement. Mais ils n'ont pas juste hâte par caprice. Mais bien surtout pour pouvoir entamer leur planification de mariage "pour de vrai". Et pouvoir finaliser les choix importants rapidement.  

À la lumière de tous ces points énumérés plus haut, vous serez donc en mesure de mieux comprendre pourquoi les mariages à destination sont souvent réservés si tôt avant la date du voyage. Si vous êtes un invité, vous comprendrez ainsi mieux les préoccupations qu'ont les futurs mariés face à la planification qu'ils doivent entamer.